Et saada bussifirmadelt hinnapakkumisi, siis on vaja eelnevalt piisava detailsusega kirjeldada kavandatava reisi olemust. Kõik ikka selleks, et aru saada, mis on plaanis ja ka sõidu hinda mõjutavad nüansid välja tuleksid. Algajale bussitellijale on soovitus kirjeldada sõitu pigem detailsemalt kui liiga üldiselt. Esialgu ongi rakse kõikide nüansside peale tulla.  

Palun loe neid järgnevaid näiteid. Kindlasti ei ole näidete nimekiri lõplik. Küll aga peaksid siinsed näited Sul “lambi põlema panema” ehk hakkad paremini märkama nii võimalikke ohte ja ka vajadusi. 

Lihtsustatult võib öelda, et kõikvõimalikud arusaamatused bussi tellimisel saavad tulla päris mitmel põhjusel:

1. Kokkulepe on lõpuni vormistamata.
2. Reisi kirjeldamine vigaste andmetega.
3. Reisi kirjeldamisel on välja jäänud olulised nüansid.
4. Muutused reisplaanides. Kust algab lisateenus ja mis mahutub veel pakutud hinna sisse?
5. Rahast ikka ka!

1. Kokkulepe on lõpuni vormistamata.

• See on eriti tobe viga, kui tellija ja bussifirma vaheline vestlus/kirjavahetus jääb ilma kindla lõputa. Tellija arvab, et on bussifirmale vajaliku info edastanud, aga bussifirma arvab, et alles käib reisi detailide täpsustamine ja tellija ei ole konkreetselt välja öelnud, et bussifirma pakkumine sobib ja me tellime selle bussi. Kindlasti peab tellija bussifirmalt saama kinnituse, et bussifirma on bussi  broneeritud. Vahel võivad bussifirmad nõuda enne sõidu broneeringu lõpliku kinnitamist ettemaksu laekumist.

• Tavaliselt kirjutavad bussifirmad pakkumise juurde, et pakkumine on kehtiv, kuni buss on veel vaba. Siit võib järeldada, et väga pikalt oma otsusega venitada ei tasu.

• Hea kui kogu kirjavahetus on ühes e-kirjas ehk siis kasutada e-kirjale vastamist (mitte iga kord uus kiri).

2. Vigased andmed

• Näiteks vale kuupäev, väljasõidu kellaaeg, algus- ja sihtkoht, sõitjate arv jm info võib olla kogemata valesti esitatud. Tegijal ikka juhtub! Kui reisi korraldab mitu tegelast, siis ei pruugi kõige viimased otsused iga reisikorraldajani kohe jõuda. 

• Siin on hea soovitus näidata sõidu kirjeldust ka teistele kaastöötajatele. Loodetavasti keegi ikka märkab, kui vead on sees. Õnneks kui varakult eksimuse avastad, siis loodetavasti õnnestub tellimus (ilma lisatasuta) õigeks mängida. Bussifirmale siin väga loota ei tasu, sest nemad ei tea, millal ja kuhu te tegelikult sõita tahate, kui palju on sõitjaid jne.

3. Reisi kirjeldamisel on välja jäänud olulised nüansid.

• Marsruudi kirjeldus on liiga üldsõnaline. Tõenäoliselt teekonnal Tallinnast Tartusse ja Ülemiste keskuse parklas osade sõitjate pealevõtmine ei ole täiendava lisatasu eest. Kui aga küsime hinnapakkumist sõiduks Tallinnast Tartusse, siis kui oluline on ära kirjeldada Tartus toimuv tegevus? Kas nüüd just suur vahe, aga vahe siiski, kas sihtpunkt on teater “Vanemuine” või enne seda on kavatsus veel külastada näiteks ERMi ja Lõunakeskust (kokku +20 km). 

• Hinda võib mõjutada ka see, kui buss paneb rahva Tartu kesklinnas maha, sõidab siis ära ja tuleb näiteks kuue või kaheksa tunni pärast tagasi? Bussi maksumus võib sõltuda sellest, kas buss on kogu aeg tellija kasutuses.

• Mitmes olukorras ma küsiks ja usaldaks bussifirma arvamust. Kui olete bussi tellimises algaja, siis võite ka kirjelda näiteks nii, et soovite Tallinnast Tartusse sõita ja Vanemuise ees on vaja olla kell 18.30. Las siis bussifirma ise pakub, mis kell peaks soovitud stardikohast välja sõitma (on ju vahe,  kui on tipptund ja stardikoht kesklinna asemel hoopis Õismäel või Lasnamäel).

4. Muutused reisplaanides. Kust algab lisateenus ja mis mahub veel pakutud hinna sisse?

• Ekskursioonil on tõesti raske kõike ülimalt detailideni ära kirjeldada. Muutused võivad tulla nii otstarbekusest kui ka täiesti ootamatult. Jah, võibki juhtuda ja siis võibki olla suur jama. Palju-palju suurem on siiski tõenäosus, et kõik läheb plaanipäraselt ehk teisiti öeldes – me ei saa kõikvõimalikke ootamatusi alati päevakavasse planeerida, aga väikesed varud võiksid küll sees olla. Kes meist ei kardaks selliseid juhtumeid: libe tee, avarii tõttu on liiklus ümber suunatud või seisab üldse, bussil läheb rehv katki, bussi uksega on mingi jama, õpilane hilineb kogunemiskohta, mingil põhjusel kestab üritus kauem jne jne.

Siia on vaja lisaks veel bussifirmade näiteid!!!!

5. Raha

• Mõttekohana panen igaks juhuks ka rahaasjad kirja: kas Sul on raha bussi tellimiseks? Kas Sa oled saanud oma projektidele kinnitust, et see raha on asutuse eelarves olemas, kas lapsevanemad on nõus maksma jne. Mõte siis selles, et sõit toimub, aga kui maksmiseks läheb, siis võib selguda, et raha polegi, sest midagi väga konkreetset polegi (rahastaja arvates) veel kokku lepitud. Arvestage, mida aeg väljasõidu poole, siis seda kallim on broneeritud bussist loobumine.